Блог экспериментатора инженера-разработчика: Infanty.
Я пишу how-to статьи на редкие темы или статьи обзоры - для себя и тех кто со мной работает.
Блог существует при поддержке: "Оккупационных сил Марса".

Как всё успеть при управлении проектами и в жизни? Как тратить так, чтобы оставались деньги и на инвестиции?

Как и любой проект можно пустить на самотек и затянуть сроки разработки, превысить бюджет и получить на выходе посредственный продукт, так же и с жизнью, а так же и с деньгами. Если каждый день не делать шажок к большой цели, к следующей ступени вашего благополучия, то Вы так и будете топтаться на месте. А если не управлять деньгами то они вообще не будут задерживаться у вас в кармане. Надеюсь, Я убедил Вас в том, что жизнью можно управлять как и любым проектом. Главное работать не по 12 часов а головой (очень рекомендую на эту тему книгу Джордана Милна и Мартина Бьяуго: “Меньше, но лучше. Работать надо не 12 часов, а головой”).

Главное выстроить систему и как не было бы странно, но софт который должен нам помогать в этом наоборот мешает. При большом многообразии софта, для личного пользования - нет ничего лучше чем Word (или аналог), Excel (или аналог) и ручка с блокнотом. Первое время будет казаться что есть более простые специализированные программы и сервисы, но только как вам понадобиться уменьшить диаграмму, внести быструю правку, запаковать все в архив для анализа через 5 лет (это полезно), т.е. произвести более сложные действия чем просто создать событие или вывести его на экран, то окажется что Excel удобней. Главное привыкнуть или научится делать в нем простые действия и дальше вы поймёте что большинство софта для планирования решают несуществующие проблемы, а когда ваши данные разбросаны по множеств приложений это порождает их противоречивость. К тому же сторонние сервисы навязывают свою идеологию, которая не позволяет выстроить собственную систему достижения целей. Единственное - для командной разработки и командных задач, а так же документации, я бы рекомендовал Jira и Redmine. И то только тогда - когда команда переваливает за 10 человек, а до этого всё легко решается с помощью большой доски (как в школе) и маркера.

Первое что необходимо иметь - это конечная цель и срок её достижения. В проекте это техническое задание. При управлении деньгами - описание идеального бюджета с тратами на год (так как в году есть несколько больших праздников и отпуск, траты на них нужно запланировать заранее). При управлении жизнью - цели которые вы хотите достигнуть через 5 лет (глобальный план) или описание одного вашего идеального дня. При управлении жизнью - так же необходимо описать как вы добьётесь планируемого в общих чертах, например: цель - открою ресторан, для этого накоплю XXX сумму за YYY времени, накоплю работая в офисе и реализуя дополнительные проекты в выходные, работа в офисе должна быть с такой то оплатой, проекты должны быть с такой-то отдачей. Все это можно описать в документе Word, распечатать и повесить на холодильник или доску в кабинете, а так же можно экспортировать в pdf файл для размещения на личном сайте или скопировать pdf файл в телефон (чтобы этот глобальный план всегда был всегда с Вами и Вы точно знали к чему стремитесь в жизни).

Такой план (при управлении жизнью и без описания как вы добъётесь планируемого в общих чертах) можно представить и в виде таблицы (на изображении ниже, глобальному плану соответствует строка: Видение и Долгосрочные), а не только в виде описания одного вашего идеального дня:

Второе что необходимо иметь - из этого технического задания или глобального плана составляется пошаговый (тактический) план - какие задачи должны ежемесячно достигаться для продвижения к поставленной цели. При этом составление плана начинать нужно от финальной задачи к текущему дню, а не от текущего дня к несбыточной мечте (так Вы составите себе план на грани ваших возможностей и в конечном итоге заставите себя его выполнять). В управлении проектами - это Roadmap развития проекта и даты выпуска версий релизов проекта. Применительно к финансам – этот план будет представлять собой документ отображающий на чем вы начнёте экономить (например: сладкое и алкоголь), на что больше тратить (например: фрукты и овощи для работы мозга), а на чем зарабатывать или во что инвестировать и почему. Все это можно составить в документе Excel и так же как и глобальный план желательно всегда иметь его с собой или "под рукой".

Третье что необходимо иметь - из тактического плана уже составляются недельные спринты на текущий месяц с конкретными задачами и сроками. Все это так же можно составить в документе Excel и желательно всегда иметь его с собой или "под рукой".

Последнее что необходимо иметь - это блокнот и ручку, чтобы каждый день выписывать из спринта, в блокнот, задачи на сегодня и вычёркивать их по мере выполнения. Желательно, чтобы крупных задач на день было не более четырёх - иначе Вы не успеете их все выполнить. И не более одной - главной задачи дня, которая Вас основательно продвигает к Вашей цели. Так же важно указывать в блокноте временные промежутки - в каком часу вы хотите начать работать над задачей и в каком закончить, для того, что бы не "залипать" на сложной задаче, а отложить её "на подумать".

Таким способом можно хоть английский изучать, хоть на Rolls-Royce копить. Хорошим примером описанного выше варианта планирования (в упрощённом виде) является принцип Латте: "Представим девушку, которая работает в офисе, зарабатывает 20 000 руб в месяц и каждый день кушает в "гламурной" кафешке. При этом она покупает себе кофе-латте за 4 евро (130 руб). Она считает, что с этой зарплатой, вполне может себе это позволить. Представим, что бы было, если бы она отказалась от этого дорогого кофе. В месяц она смогла бы отложить примерно 3000 руб. Просто откладывая за год она имела бы 36 тысяч руб. Но если она грамотно распорядится этими деньгами и начнет вкладывать их пусть даже под 25% годовых и реинвестировать проценты, через 10 лет она будет иметь на своем счету 1 364 173 руб. Через 20 лет, на ее счету будет уже 14 миллионов рублей, заработанных на ежедневном Латте. Через 30 лет, ей не нужна пенсия, на ее счету 132 млн руб. из которых 2 миллиона 750 тысяч она может начать снимать ежемесячно в виде процентов, оставив основную сумму своим детям и внукам." Вот так маленькими шажками и Вы можете прийти к своей большой цели.

Главное совсем не убрать вознаграждение за достигнутые цели, иначе можно быстро "выгореть". В примере выше - Латте мог бы быть необходимым вознаграждением, но таким не является. Так как девушка считает, что вполне может себе его (Латте) позволить - без достижения конкретных целей за которые она себя им (Латте) наградит.

Так же имеются несколько вспомогательных техник:

  • Периодически полезно вести трекинг потраченного за день времени или потраченных за месяц денег для поиска дел и расходов которые отвлекают Вас от достижения цели не продвигая Вас к ней. Например: ежечасное чтение обновлений в социальных сетях.
  • По итогам месяца желательно производить корректировку тактического плана и недельных спринтов на следующий месяц.
  • Необходимо периодически себя награждать за успехи и не только. Иначе Вы можете "выгореть" и у Вас настанет апатия к достижению цели. Поэтому один выходной в неделю - обязателен для отдыха.
  • Во все планы необходимо закладывать до 30% непредвиденного овертайма.
  • Работайте в состоянии "потока", частое переключение между задачами приводит к потере времени.
  • Умственные и физические задачи должны чередоваться, это позволяет не перегружать мозг или мышцы.
  • Наслаждайтесь жизнью и будьте открыты к людям, это даёт преимущество в поиске подсказок при решении задач.
  • Планируйте время на семью и отдых - иначе заработаетесь до того, что упадёте.
  • Высыпайтесь, хорошо питайтесь и занимайтесь спортом. У вас должно быть хорошее самочувствие при борьбе за вашу цель.
  • Не будьте перфекционистом во всём, думайте о том, что это отодвигает дату достижения вашей цели.
  • Иногда лучше не спорить со спорщиком и заплатить за такси, чем идти пешком - это экономит силы и время для достижения вашей цели.
  • Избавитесь в жизни от лишнего, будте спокойны и не переживайте лишний раз, Вы же хотите дожить до Вашей цели...
  • При работе в команде - недельные спринты удобно составлять в виде канбан доски, например:

Главное, помните: даже если Вы выполнили план всего на 70% используя описанную методику, то это всё равно в пару раз больше, чем если бы Вы пустили достижение ваших целей "на самотёк". При этом, используя данную методику, Вы всегда знаете: что сегодня Вам нужно сделать и на сколько Вы уже близки к Вашей цели.